Instituições de I&D

Normas de Execução Financeira - 2009
Em vigor a partir de 1/1/2009

1. Âmbito do financiamento

1.1. As verbas atribuídas no âmbito do Programa de Financiamento Plurianual destinam-se a financiar as despesas de funcionamento da Unidade de I&D/Laboratório Associado.

1.2. A gestão do presente financiamento é da responsabilidade da Unidade de I&D/Laboratório Associado e da respectiva Instituição de Gestão.

2. Elegibilidade de despesas

Em matéria de elegibilidade de despesas, deve ser tomado em consideração o seguinte:

2.1. Em caso algum poderá haver sobre financiamento das despesas apoiadas, pelo que os custos elegíveis e efectivamente comparticipados por outros programas/medidas/acções comunitários ou nacionais não poderão ser objecto de financiamento pelo presente Programa;

2.2. A elegibilidade da despesa depende, para além da sua natureza, da respectiva legalidade, pelo que apenas são elegíveis despesas suportadas por factura/recibo ou documento equivalente (artº 28º do Código do IVA), devendo estar cumpridos todos os imperativos fiscais definidos nos termos do artº 35º do Código do IVA.

Quando a dívida não possa ser suportada por emissão da factura, poderão aceitar-se documentos equivalentes, nomeadamente notas de honorários1que, para serem equivalentes a factura para efeitos de financiamento público, têm de preencher os requisitos estipulados no nº 5 do artº 35º do Código do IVA;

Deverá ser respeitado o regime jurídico de realização de despesas públicas e da contratação pública relativa à locação e aquisição de bens móveis e serviços (Decreto-Lei nº 18/2008, de 29 de Janeiro, com as alterações do Decreto-Lei nº 278/2009, de 2 de Outubro de 2009).

2.3. São elegíveis, quanto à sua natureza, as despesas necessárias à concretização dos objectivos da Unidade de I&D/Laboratório Associado, que respeitem a regulamentação nacional aplicável, desde que perfeitamente identificadas e, quanto à sua natureza, classificadas de acordo com as seguintes rubricas:

2.3.1. Despesas Correntes:

  • Despesas com pessoal não vinculado aos quadros da Administração Pública, nomeadamente Bolseiros e Contratados a Termo Certo.

  • Missões no país e no estrangeiro;

  • Consultores;

  • Aquisição de Serviços e Manutenção;

  • Outras despesas correntes: bibliografia, materiais consumíveis, reagentes, manutenção de equipamentos, etc;

  • Despesas gerais da instituição decorrentes da actividade do projecto (até 20% do total das despesas elegíveis);

2.3.2. Despesas de Capital

  • Despesas de capital da Unidade de I&D/Laboratório Associado, incluindo equipamento e adaptação e melhoria de instalações.

3. Despesas não elegíveis

A elegibilidade dos custos é definida pela legislação nacional aplicável às acções financiadas, não sendo elegíveis, designadamente, os seguintes encargos:

  • IVA, excepto quando suportado por organismos que não são ressarcidos desse imposto2;

  • Por norma, não são elegíveis as despesas incorridas com programas sociais, incluindo refeições;

  • Salários e complementos salariais de docentes, investigadores e outro pessoal com vínculo à Administração Pública;

  • Encargos de operações financeiras, comissões e outras despesas bancárias, nomeadamente as despesas com transferências para o estrangeiro;

  • Compra de veículos;

  • Aquisição de equipamento usado;

  • Amortizações de equipamento existente, cuja compra tenha sido financiada por fundos públicos (comunitários e/ou nacionais);

  • Construção ou aquisição de edifícios e terrenos.

  • Edição de publicações – Apenas são elegíveis despesas com a edição de publicações (nomeadamente actas, teses, monografias, etc.) se na edição tiver sido aposto o logótipo oficial da FCT.

4. Contabilidade específica e aposição de carimbos

4.1. As despesas efectuadas no âmbito deste programa devem ser contabilizadas de acordo com o POC aplicável3e, sempre que tal procedimento não seja possível, devem ser criadas contas específicas para o seu registo, devendo a instituição indicar o método contabilístico utilizado;

4.2. As entidades de direito público são obrigadas a respeitar as normas da Direcção-Geral do Orçamento em matéria de arrecadação de receitas e de realização de despesas.

4.3. Os originais dos documentos de receita e despesa devem estar arquivados em pastas próprias de acordo com a organização da contabilidade a que a entidade se encontra obrigada, reportando à contabilidade específica da Unidade de I&D/Laboratório Associado financiada por este Programa, através da aposição de um carimbo com os seguintes elementos:

Carimbo

5. Processo do Financiamento Plurianual da Unidade de I&D/Laboratório Associado

5.1. Deve ser organizado um processo relativo à contabilidade específica do Financiamento Plurianual, o qual deve permanecer na Unidade de I&D/Laboratório Associado ou na Instituição de Gestão e ser constituído, nomeadamente, pelos seguintes documentos:

  1. Originais ou cópia dos documentos de receita e de despesa, sendo, neste último caso, os documentos fotocopiados depois de carimbados;

  2. Mapa de imputações das despesas comuns a outros financiamentos comunitários ou nacionais, com a fundamentação das chaves de imputação ao Financiamento em causa;

  3. Balancetes semestrais, com os movimentos do semestre e acumulados;

  4. Listagens das despesas imputadas ao presente Financiamento;

  5. Cópia do processo de candidatura ao Programa de Financiamento Plurianual, do Relatório Científico anual, plano de aplicação do financiamento e respectivos pareceres do conselho científico e da comissão permanente de aconselhamento científico.

5.2. O processo deve manter-se actualizado.

6. Relatório financeiro

O relatório financeiro semestral deve ser submetido electronicamente no sítio da internet da FCT em http://www.fct.mctes.pt/actualiz, mediante a introdução das credenciais da Unidade de I&D / Laboratório Associado. Neste relatório devem constar os seguintes elementos relativos à aplicação do financiamento concedido:

  • Listagem por tipo de despesa conforme o plano de aplicação do financiamento, dos documentos comprovativos (factura e recibo), com indicação do seu nº e data, descrição da despesa tal como consta dos respectivos documentos, valor (sem IVA) e montante do IVA, taxa de imputação e valor imputado ao Financiamento (sem ou com IVA, consoante a entidade seja ou não ressarcida desse imposto) e o respectivo registo contabilístico [data do lançamento, nº do documento e conta(s) debitada(s)];

7. Acompanhamento e controlo

Embora a responsabilidade pela verificação da elegibilidade das despesas e do cumprimento das demais disposições seja da entidade beneficiária, a FCT promoverá a realização de auditorias financeiras e contabilísticas por equipas especializadas e devidamente mandatadas, ficando as entidades obrigadas a pôr-lhes à disposição todos os elementos relacionados com o presente financiamento.

8. Plano de Aplicação do Financiamento

O plano de aplicação do financiamento deve especificar as despesas constantes do ponto 2.3.1, nomeadamente, respeitantes a:

  • Bolsas e outras despesas de pessoal científico ou técnico;

  • Missões no país e no estrangeiro;

  • Consultores;

  • Aquisição de Serviços e Manutenção;

  • Outras despesas correntes;

  • Despesas de capital.

Relativamente às despesas de pessoal, deve ser indicado o número de pessoas, em função da natureza da relação de trabalho (tipo de bolsa, contrato de trabalho ou de prestação de serviços) e da sua qualificação, e respectivos encargos.

9. Transição de saldo

No caso de existirem saldos à data de 31 de Dezembro de cada ano, decorrentes do financiamento recebido a partir de Janeiro de 2009, deverá a Unidade/Laboratório Associado solicitar à FCT autorização para a transição do saldo para o ano seguinte, indicando o montante não justificado.

1 Documento emitido pelo prestador de serviços, onde consta o valor em dívida por parte da entidade destinatária dos serviços prestados e a sua descrição.

2 Consultar Artº 9 do Código do IVA

3 Plano Oficial de Contabilidade (POC) ou Plano Oficial de Contabilidade Pública (POCP)